Web-Office

Über eine webbasierte Oberfläche können berechtigte Mitarbeitende auf wichtige Büroinformationen und Funktionen zugreifen, ohne an einen bestimmten Arbeitsplatz oder Computer gebunden zu sein.

Dadurch lassen sich Büro, Homeoffice und mobile Arbeitsplätze besser miteinander verbinden. Informationen stehen zentral zur Verfügung und müssen nicht zwischen verschiedenen Geräten oder lokalen Ablagen verteilt werden.

Angebote und Rechnungen gehören zu den regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben vieler Unternehmen. Einheitliche Vorlagen, zentrale Kunden- und Artikeldaten sowie klar definierte Abläufe erleichtern die tägliche Bearbeitung.

Auf Wunsch können Prozesse von der Angebotserstellung über Aufträge bis zur Rechnungsstellung miteinander verbunden werden. Dadurch müssen Daten weniger häufig erneut erfasst werden und Arbeitsabläufe bleiben nachvollziehbar.

Briefe, Mitteilungen, E-Mails und weitere geschäftliche Kommunikation lassen sich strukturiert mit Kunden, Lieferanten, Projekten oder Vorgängen verbinden.

Dadurch bleiben wichtige Informationen auch dann nachvollziehbar, wenn mehrere Mitarbeitende an einem Vorgang beteiligt sind. Relevante Kommunikation muss nicht ausschließlich in persönlichen Postfächern oder lokalen Dateien gesucht werden.

Verträge, Angebote, Rechnungen, Schriftverkehr und weitere Unterlagen können zentral gespeichert und den jeweiligen Kunden, Projekten oder Geschäftsvorgängen zugeordnet werden.

Eine nachvollziehbare Dokumentenstruktur erleichtert die Suche, reduziert mehrfach gespeicherte Dateien und sorgt dafür, dass berechtigte Mitarbeitende mit einem gemeinsamen Informationsstand arbeiten.

Eingangsrechnungen und andere Belege können digital erfasst, geprüft und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Dadurch lassen sich papiergebundene Abläufe Schritt für Schritt reduzieren.

Digitale Belegprozesse schaffen eine bessere Übersicht über Bearbeitungsstände, Zuständigkeiten und Freigaben und können die Vorbereitung für weitere kaufmännische Prozesse deutlich vereinfachen.

Viele Bürotätigkeiten bestehen aus wiederkehrenden Arbeitsschritten. Wo es sinnvoll ist, können solche Abläufe durch Regeln, Vorlagen und automatisierte Prozesse unterstützt werden.

Dazu gehören beispielsweise automatische Nummerierungen, Statusänderungen, Benachrichtigungen, Freigaben oder die Übergabe von Informationen zwischen verschiedenen Prozessschritten. Mitarbeitende werden entlastet, während Abläufe nachvollziehbar bleiben.

Die Einführung eines digitalen Büros beginnt nicht mit einer Software, sondern mit den vorhandenen Arbeitsabläufen. Wir betrachten gemeinsam mit Ihnen, welche Prozesse bereits gut funktionieren und an welchen Stellen eine digitale Unterstützung sinnvoll ist.

Auf dieser Grundlage realisieren wir die technische Lösung, passen Funktionen an Ihre Anforderungen an und unterstützen Sie bei Erweiterungen, Änderungen und im laufenden Betrieb.

Kleine Unternehmen haben andere Anforderungen als Betriebe mit mehreren Abteilungen, Standorten oder komplexen Freigabeprozessen. Deshalb sollte sich die Lösung an Ihren Arbeitsabläufen orientieren und nicht umgekehrt.

Wir entwickeln eine zentrale Arbeitsumgebung für Ihre Büroprozesse, die vorhandene Abläufe sinnvoll digitalisiert, Informationen zusammenführt und sich bei neuen Anforderungen schrittweise erweitern lässt.