Web Office

Za pomocą interfejsu internetowego uprawnieni pracownicy mogą korzystać z ważnych informacji i funkcji biurowych bez przywiązania do konkretnego stanowiska lub komputera.

Ułatwia to połączenie biura, pracy zdalnej i mobilnych stanowisk. Informacje są dostępne centralnie i nie muszą być rozproszone na różnych urządzeniach lub w lokalnych katalogach.

Oferty i faktury należą do regularnie powtarzających się zadań w wielu firmach. Jednolite szablony, centralne dane klientów i produktów oraz jasno określone procesy ułatwiają codzienną pracę.

W razie potrzeby procesy od przygotowania oferty przez zamówienie aż do wystawienia faktury mogą zostać ze sobą połączone. Ogranicza to wielokrotne wprowadzanie tych samych danych i zapewnia przejrzystość przebiegu pracy.

Pisma, wiadomości, e-maile oraz inne formy komunikacji biznesowej można uporządkowanie przypisywać do klientów, dostawców, projektów lub konkretnych procesów.

Ważne informacje pozostają dzięki temu dostępne również wtedy, gdy w dany proces zaangażowanych jest kilku pracowników. Potrzebnej komunikacji nie trzeba szukać wyłącznie w prywatnych skrzynkach pocztowych lub lokalnych plikach.

Umowy, oferty, faktury, korespondencję i inne dokumenty można przechowywać centralnie oraz przypisywać do odpowiednich klientów, projektów lub procesów biznesowych.

Przejrzysta struktura dokumentów ułatwia wyszukiwanie, ogranicza tworzenie duplikatów i pozwala uprawnionym pracownikom korzystać ze wspólnego, aktualnego zestawu informacji.

Faktury przychodzące i inne dokumenty mogą być cyfrowo rejestrowane, sprawdzane oraz przypisywane do odpowiednich procesów. Pozwala to stopniowo ograniczać papierowy obieg dokumentów.

Cyfrowe procesy zapewniają lepszy przegląd statusu dokumentów, odpowiedzialności oraz akceptacji i mogą znacznie uprościć przygotowanie do dalszych procesów księgowych i administracyjnych.

Wiele czynności biurowych składa się z powtarzalnych kroków. Tam, gdzie jest to uzasadnione, procesy te mogą być wspierane przez reguły, szablony i automatyczne przepływy pracy.

Mogą to być na przykład automatyczna numeracja, zmiany statusu, powiadomienia, akceptacje lub przekazywanie informacji pomiędzy kolejnymi etapami procesu. Pracownicy są odciążeni, a przebieg pracy pozostaje przejrzysty.

Wdrożenie cyfrowego biura nie zaczyna się od oprogramowania, lecz od istniejących procesów pracy. Wspólnie analizujemy, które procesy już funkcjonują dobrze i w których miejscach cyfrowe wsparcie może przynieść realne korzyści.

Na tej podstawie wdrażamy rozwiązanie techniczne, dostosowujemy funkcje do Państwa wymagań oraz wspieramy przy późniejszych rozszerzeniach, zmianach i bieżącej eksploatacji.

Małe przedsiębiorstwa mają inne wymagania niż firmy posiadające wiele działów, lokalizacji lub rozbudowane procesy akceptacji. Dlatego rozwiązanie powinno dopasowywać się do sposobu pracy firmy, a nie odwrotnie.

Tworzymy centralne środowisko dla procesów biurowych, które sensownie digitalizuje istniejące działania, łączy informacje i może być stopniowo rozszerzane wraz z pojawianiem się nowych wymagań.